Was ist eine Abmahnung genau?

Eine Abmahnung kann ausgesprochen werden, wenn der Arbeitnehmer seine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt hat. Unter die arbeitsvertraglichen Pflichten fallen dabei nicht nur die eigentliche Arbeitsleistung, sondern auch sogenannte Nebenpflichten wie Pünktlichkeit, Verhalten gegenüber Kollegen, sorgsamer Umgang mit Materialien des Arbeitgebers, das Tragen vorgeschriebener Arbeitsbekleidung oder die rechtzeitige Anzeige von Arbeitsunfähigkeit. Nicht erfasst sind indes nicht steuerbares Verhalten, wie etwa Erkrankungen als solche, oder Bagatellverstöße.
Missachtet ein Arbeitnehmer eine arbeitsvertragliche Pflicht, hat der Arbeitgeber zwei Möglichkeiten: Er kann den Arbeitnehmer ermahnen – ihn also (formlos) rügen – oder eine (formale) Abmahnung aussprechen. In beiden Fällen dient die Er-/Abmahnung dem Zweck, den Arbeitnehmer zu warnen und ihm eine Chance zu geben, sein Verhalten zu verbessern. Häufig wählt der Arbeitgeber die Form der Ermahnung als „milderes Mittel“, wenn es um kleinere Verstöße geht, da sie auch formlos erfolgen kann und keine unmittelbaren rechtlichen Wirkungen nach sich zieht.
Eine Abmahnung ist nach der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte hingegen grundsätzlich eine Voraussetzung, wenn der Arbeitgeber später wegen desselben Pflichtverstoßes wirksam kündigen möchte. Sie stellt oftmals ein Alarmsignal dafür dar, dass der Arbeitgeber möglicherweise bereits über eine (verhaltensbedingte) Kündigung nachdenkt. Die Abmahnung sollte daher als „letzte Warnung“ oder „gelbe Karte“ unbedingt ernst genommen werden.

Eine Abmahnung ist kündigungsvorbereitend

Hinter dem Erfordernis einer Abmahnung vor einer späteren Kündigung steht folgende Überlegung: Verhaltensbedingt gekündigt werden kann nur dann, wenn auch in Zukunft weiteres Fehlverhalten derselben Art durch den Arbeitnehmer zu erwarten ist. Hat ein Arbeitnehmer bereits eine oder mehrere Abmahnungen wegen desselben Fehlverhaltens bekommen und wird ihm dann die verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen, kann der Arbeitgeber in einem etwaigen Kündigungsschutzprozess meist überzeugend belegen, dass aufgrund der mehrfachen Pflichtverstöße in der Vergangenheit auch weiterhin mit Pflichtverstößen des Arbeitnehmers zu rechnen ist.
Anders als oft angenommen ist es übrigens nicht erforderlich, dass im Vorfeld einer Kündigung mehrere Abmahnungen ausgesprochen werden – eine Abmahnung genügt bereits (in gravierenden Ausnahmefällen kann sogar auch ohne Abmahnung verhaltensbedingt gekündigt werden). Aber Achtung: Die spätere Kündigung muss sich auf denselben oder einen gleichartigen Pflichtverstoß beziehen, sonst greift die „Gelbe-Karte“-Funktion der Abmahnung nämlich gerade nicht mehr!
Eine Abmahnung verschlechtert im Ergebnis ggf. die Möglichkeiten eines Arbeitnehmers, sich in einem Kündigungsschutzprozess noch gegen eine verhaltensbedingte Kündigung zu wehren. Umgekehrt ist eine Kündigung oft schon unwirksam, wenn der Arbeitgeber zuvor nicht abgemahnt hat.

Strenge formale Anforderungen

Nicht zuletzt aufgrund ihrer kündigungsvorbereitenden Wirkung ist die Abmahnung an strenge formale Anforderungen geknüpft:

1. Das abgemahnte Verhalten muss darin so genau wie möglich beschrieben werden, etwa mit Datum und Uhrzeit. Pauschale Rügen, wie „regelmäßiges Zuspätkommen“, genügen dafür nicht. Bei mehreren Verstößen, die zusammen in einer Abmahnung geltend gemacht werden, sind auch diese jeweils genau und differenziert zu beschreiben.
2. Der Arbeitgeber muss ferner deutlich machen, dass er das abgemahnte Verhalten als Arbeitspflichtverstoß sieht, und den Arbeitnehmer auffordern, dieses Verhalten in Zukunft zu unterlassen.
3. Schließlich muss der Arbeitgeber verdeutlichen, dass der Arbeitnehmer im Wiederholungsfall auch mit einer Kündigung zu rechnen hat.

Eine Abmahnung muss übrigens nicht schriftlich erteilt werden; für den Arbeitgeber dürfte eine mündliche Abmahnung aber in der Regel nutzlos sein, da er sie später nur schwer belegen könnte.